Data room – Logiciel pour vous et votre main-d’œuvre

Le travail d’équipe et les négociations avec les partenaires nécessitent l’échange d’un grand nombre de documents confidentiels. Dans ce cas, les supports papier ne sont pas très pratiques. Mais l’envoi de données importantes par e-mail n’est pas toujours sûr. La lettre peut être interceptée par un cyber-fraudeur, puis l’entreprise fait face à de graves conséquences.

Pour le travail en équipe, il est préférable de choisir un espace de travail fiable et sécuritaire. La meilleure solution pour l’entreprise est la dataroom virtuelle. Ils protègent tous les fichiers qui se trouvent dans le stockage en nuage et fournissent les outils nécessaires pour un travail confortable.

Les principaux avantages de la data room électronique

Avec l’aide de https://fr.idealsvdr.com/fonctionnement-dataroom/ nous avons pu mettre en évidence 7 principaux avantages des salles virtuelles pour les entreprises:

1. Sécurité. Les VDR garantissent une protection maximale de vos données contre les virus, les fraudeurs et les fuites d’informations confidentielles. Le stockage en nuage conventionnel utilise le protocole de cryptage FTP, tandis que les salles virtuelles cryptent les données selon un standard plus fiable – E2E, SSL et TSL. Vous n’avez plus à vous soucier de la sécurité des documents importants. Vous pouvez vous détendre et concentrer toute votre attention sur le travail.
2. Possibilité de gérer à distance des documents et des fichiers. Les salles virtuelles utilisent principalement la protection DRM. Vous pourrez gérer l’accès même aux documents qui ont été téléchargés par un autre utilisateur.
3. Stockage pratique de la documentation. Toutes les informations importantes sont stockées en un seul endroit. Tous les fichiers sont structurés, il est donc facile de trouver ce dont vous avez besoin.
4. Mobilité. Convenir d’une heure de rendez-vous, voler sur de longues distances pour signer un papier – tout cela n’est plus nécessaire. Avec dataroom sécurisée, vous et vos collaborateurs aurez accès à tous les documents 24h/24 et 7j/7.
5. Possibilité de limiter l’accès aux documents. L’employé a-t-il démissionné ou est-il simplement passé à un nouveau projet? Vous pouvez bloquer son accès à tous les documents de l’entreprise. De plus, il est possible de définir des niveaux d’accès et de choisir quels employés peuvent copier des fichiers, qui peuvent éditer et qui peuvent simplement regarder.
6. Contrôle de tous les processus. Vous pouvez observer de manière indépendante comment le travail sur des dizaines de projets progresse en même temps. Dans VDR, vous pourrez voir quand et quel membre de l’équipe a apporté des modifications aux fichiers. Et tout cela sans rapports interminables sur le travail effectué.
7. Gains de temps. La plupart des processus dans les salles virtuelles sont automatisés. Pour cette raison, le travail sur tous les projets sera plus efficace. De plus, tous les accords importants seront conclus beaucoup plus rapidement.

Une entreprise de quelle industrie devrait utiliser la dataroom virtuelle?

Les startups et les grandes entreprises des industries suivantes devraient utiliser VDR:

• finance;
• communication;
• médicine;
• médicaments;
• sciences;
• détail;
• informatique etc;

En général, VDR est nécessaire si l’entreprise propose quelque chose d’unique, est engagée dans le développement de technologies ou si ses activités sont liées à des transactions financières fréquentes, car tout cela nécessite fiabilité et sécurité.

5 critères pour choisir un VDR

Il est très important de choisir un fournisseur qui répondra aux besoins de votre entreprise. Les principaux points à prendre en compte lors du choix :

1. Disponibilité de certificats attestant du respect des normes de sécurité internationales.
2. Technologies de protection internes et externes (chiffrement des données, pays du serveur, authentification multifacteurs, capacité à gérer l’accès aux documents, etc.).
3. Facilité d’utilisation de l’interface (faut-il suivre une formation avant de commencer à utiliser le VDR ?).
4. Compatibilité avec les systèmes d’exploitation (peut-il être utilisé sur un smartphone ou une tablette ?).
5. Disponibilité de tous les outils nécessaires au travail.

Domen.com recommande de choisir des chambres avec une période d’essai gratuite. De cette façon, vous pourrez tester VDR et voir s’il vous convient sans dépenser d’argent.

3 bonnes solutions pour un travail d’équipe efficace

Nous vous proposons 3 prestataires de salles virtuelles qui assureront la sécurité de documents et assureront un travail confortable en équipe.

Mega

Un bon fournisseur de data room électronique conçu spécifiquement pour l’interopérabilité. L’un des avantages est la disponibilité de 20 Go de stockage cloud gratuit. Il est possible de communiquer avec l’équipe par chat, communication vidéo ou audio. Le service utilise un cryptage de bout en bout, ce qui sécurise la communication.

Mega peut être utilisé aussi bien sur un ordinateur que sur un smartphone et une tablette. Le service est compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation. De plus, l’un des avantages est que vous pouvez accéder aux fichiers sans vous inscrire sur le site. Si vos partenaires ne sont pas des utilisateurs de Mega, il suffit de leur fournir un code clé spécial et un lien vers le document.

DealRoom

Ce VDR est conçu spécifiquement pour les entreprises impliquées dans des transactions de fusions et acquisitions, mais il fonctionnera bien pour n’importe quelle industrie. La dataroom sécurisée dispose de tous les outils nécessaires pour effectuer un contrôle complet. L’intelligence artificielle intégrée automatise de nombreux processus, ce qui simplifie et accélère grandement le travail.

Le fournisseur fournit un support technique 24 heures sur 24 aux clients. Cela vous permet de résoudre rapidement tous les problèmes. Le service est compatible avec les systèmes d’exploitation Android et iOS.

Huddle

Huddle fournira non seulement la sécurité des documents, mais aussi un travail confortable en équipe. Il est pratique de gérer des projets et des contrats dans ce VDR. De plus, VDR vous permet de contrôler étroitement tous les processus indépendamment.

Le service peut s’intégrer aux services Microsoft Office et Google. Cela vous permet d’éditer tous les documents directement dans la salle virtuelle. La présence d’une signature électronique vous permet de vérifier immédiatement les modifications apportées. VDR propose des modèles de documents prêts à l’emploi, ce qui augmente la rapidité et l’efficacité du travail des employés.

Choisissez des salles virtuelles pour un travail en ligne sûr et pratique.