La gestion des créances est un enjeu crucial pour la santé financière des entreprises. Un logiciel de recouvrement efficace offre des outils puissants pour optimiser vos processus. Voici les cinq fonctionnalités incontournables que tout bon logiciel de gestion des créances doit proposer.
1. Suivi centralisé des factures et des échéances
La première fonctionnalité clé est la centralisation des informations. Un logiciel performant permet d’avoir une vision globale de toutes les factures : échues ou non échues, payées ou non. Ce suivi inclut :
- Les dates d’échéance des paiements.
- Les historiques de relances.
- Les montants en souffrance.
Un tableau de bord intuitif est essentiel pour anticiper les retards et réagir rapidement. De même, ce suivi doit être fait en temps réel pour éviter de relancer une facture qui viendrait d’être payée.
2. Automatisation des relances clients
Les relances manuelles sont chronophages et sujettes à l’oubli. Un bon logiciel propose des workflows d’automatisation pour :
- Envoyer des rappels personnalisés via différents canaux de communication : email, SMS, courrier, téléphone.
- Adapter le ton et le contenu en fonction de l’état de la facture. Evidemment, on ne va pas employer le même ton pour un retard de “seulement” 5 jours par rapport à un retard de plus de 3 mois !
- Escalader automatiquement les dossiers critiques vers une gestion plus rigoureuse. Autrement dit, les factures dont le retard est supérieur à 90 jours peuvent être traitées à part avec un attention toute particulière. En cas d’échec de recouvrement amiable, il faudra passer au recouvrement judiciaire pour récupérer sa créance.
3. Intégration d’un portail client
Un portail client facilite la communication et le paiement. Vos clients peuvent y consulter et télécharger leurs factures, suivre leurs échéances et effectuer des paiements en ligne en toute sécurité. Cette fonctionnalité améliore l’expérience utilisateur et favorise une résolution rapide des impayés. Petit bonus : proposez différents moyens de paiements pour faciliter cette étape à vos clients.
4. Analyse prédictive et scoring des clients
Les outils de scoring permettent d’évaluer le risque de retard, d’impayé ou d’insolvabilité du client en fonction de données financières et comportementales. Avec des analyses prédictives, vous pouvez prioriser vos efforts sur les clients les plus à risque et prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
5. Reporting et indicateurs de performance (KPI)
Un logiciel de gestion des créances doit offrir des rapports clairs et personnalisables pour suivre l’efficacité de vos actions. Parmi les indicateurs clés, on retrouve :
- Le DSO (Days Sales Outstanding) : c’est le délai de paiement moyen de vos clients. Par exemple si votre DSO (calculé automatiquement par le logiciel) est de 48 alors que votre délai de paiement contractuel (celui que vous laisser à votre client pour payer et qui est mentionné dans vos CGV) est de 30 jours, alors vous avez un retard global de 18 jours. Vous avez donc des efforts à fournir pour récupérer votre argent plus rapidement. Votre trésorerie vous remerciera 🙂
- Le taux de recouvrement : il représentera la qualité de votre recouvrement.
- Le nombre de relances effectuées.
Ces données aident à ajuster votre stratégie en temps réel.
En conclusion, choisir un logiciel disposant de ces cinq fonctionnalités est essentiel pour optimiser la gestion de vos créances et renforcer votre trésorerie.
Aucun commentaire