La gestion des frais liés aux dépenses contractées lors de la réalisation des missions professionnelles est une tâche administrative essentielle qui incombe au manager. Cette mission exige une organisation spécifique ainsi qu’une très grande disponibilité. L’employeur et chacun de ses collaborateurs y consacrent généralement beaucoup de temps. Utiliser un Logiciel note de frais constitue la solution idéale pour simplifier la gestion des frais en entreprise.
Le fonctionnement d’un logiciel de notes de frais
Le logiciel note de frais est une solution digitale qui accélère et facilite considérablement la gestion des notes de frais. Il s’agit d’une plateforme qui regroupe toutes les notes de frais au format numérique. Le manager accède à l’interface de gestion. Il offre l’accès à chacun de ses collaborateurs. Ces derniers enregistrent les notes de frais avec les preuves de dépense au niveau de l’interface. Pour ce faire, il leur suffit d’envoyer une photo ou de scanner les documents. Il appartient au manager de valider ou de refuser les requêtes de remboursement. Cette étape cruciale se fait en seulement quelques clics. Tous les fichiers sont disponibles sur la plateforme de gestion.
Le logiciel intègre un système de mise à jour automatique des données. Cela accommode au mieux le chef d’entreprise dans le suivi du traitement des nombreuses notes de frais déposés par ses collaborateurs.
Les avantages d’utiliser un logiciel pour les notes de frais
Le logiciel note de frais est un outil indispensable pour le manager moderne. Cet outil est particulièrement avantageux sur de nombreux points :
Zéro papier
L’utilisation d’un outil digital est un véritable geste écologique. Cela permet de réduire, voire de faire disparaitre complètement le papier en entreprise. Cette alternative accommode au mieux le manager dans son organisation.
Gain de temps
Eplucher les notes de frais et vérifier les preuves des dépenses sont des tâches prenantes. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais simplifie grandement ces missions. La présentation de l’interface dédiée au manager a été spécialement conçue pour faciliter la lecture et le traitement des différents fichiers enregistrés. Les fonctionnalités et la prise en main de l’outil sont simples et à la portée de tous les utilisateurs. Les opérations se font en seulement quelques secondes.
Une flexibilité accrue
Le logiciel note de frais fonctionne aussi bien sur PC que sur les appareils mobiles connectés (smartphones et tablettes). Cela permet aux employés de soumettre leurs notes de frais avec les reçus ou les factures dans l’immédiat et, ainsi, d’éviter les oublis. Le manager, de son côté, peut garder un œil en permanence sur les dépenses de l’entreprise.
Une gestion centralisée et entièrement sécurisée
La gestion est entièrement centralisée au niveau de l’interface du chef d’entreprise. Le manager se charge de la configuration du logiciel. Il s’occupe notamment d’ouvrir l’accès à ses collaborateurs. Ces derniers ne peuvent voir que leurs propres activités. Les opérations réalisées par les autres utilisateurs ne leur sont pas accessibles. Aussi, les données enregistrées au niveau de l’interface sont entièrement sécurisées.
Des ressources supplémentaires
Le logiciel de gestion des dépenses en entreprise inclut des options étendues. Le manager a notamment accès aux historiques des dépense, à une analyse et une synthèse des données enregistrées, en plus du suivi de l’état de traitement des notes de frais.
Ces informations sont primordiales et guident notamment le chef d’entreprise pour la prise des décisions en vue d’optimiser les performances de l’entreprise.