Parfois, il s’agit juste d’un manque d’attention ou une incompétence avérée, et d’autres fois elles le font par contrainte de temps ou d’espace. Ce qui est dommage, alors que le volume de documents à gérer s’accroît d’année en année. De plus, tout doit se faire dans un contexte légal rigoureux. Voici donc 5 conseils et astuces qui vous aideront à améliorer votre système d’archivage, si ce n’est déjà fait.
Commencer par évaluer le volume des archives
Une entreprise doit connaître à peu près le volume de documents qu’elle archive périodiquement. Si ce n’est pas le cas, elle devra essayer de quantifier durant un laps de temps donné le nombre de papiers, de classeurs… à ranger. En général, il suffit de confier cette tâche à une personne interne, car elle ne requiert aucune connaissance particulière. Toutefois, si le volume est assez conséquent, il est plus judicieux de confier la mission à un professionnel qui disposera du matériel nécessaire pour l’effectuer rapidement.
A titre d’information, il existe une unité de mesure logistique pour quantifier des documents archivés : le mètre linéaire. Les archivistes estiment que 1000 mètres linéaires d’archives nécessitent 170 mètres carrés de surface de stockage. Ils prévoient aussi qu’un mètre linéaire d’archive ne dépasse pas les 50 kilos à la balance.
Trouver un lieu adapté pour les archives
Une fois avoir évalué le volume de documents à archiver, il vous faut trouver un endroit pour pouvoir les recevoir. Il ne s’agit pas seulement de trouver un endroit assez spacieux pour tout accueillir, mais de dénicher un local adapté possédant toutes les caractéristiques pour un entreposage optimal. L’idéal serait un endroit à l’abri de l’humidité, car cela pourrait vite dégrader le papier. Ensuite, mieux vaut choisir un local bien aéré pour avoir une pièce d’une température ambiante entre 16 et 26 C °. Les documents en papier apprécient également les lieux pas trop éclairés, cependant, les caves sont proscrites du fait de l’humidité qui y règne. Ensuite, pensez à un endroit que vous aurez accès facile dans le cas où une consultation de document est requise.
Si votre entreprise possède une pièce répondant à tous ses critères, alors vous pourrez aménager le local pour que les documents restent en interne. Pour ceux qui n’ont pas cette chance, il faudra donc trouver un autre endroit : un box de stockage, un garde-meuble ou faire appel à un spécialiste dans l’externalisation d’archivage.
Photo Arcalys : Expert en archivage physique de documents
Penser à un système d’archivage adapté
Pour archiver des documents, il ne suffit pas seulement de leur trouver un endroit où ils pourront être gardés. Cela se résumerait seulement à un simple entreposage. La différence réside dans le fait que l’archivage nécessite un système de classement qui permet de repérer rapidement un document selon une logique prédéfinie dès le départ. En matière d’archivage, l’accessibilité des documents est primordiale. Ce principe ne s’arrête pas seulement à la possibilité de consulter des documents, mais aussi à la capacité à rapidement enregistrer un document dans le système. Vous pourrez commencer par un classement par ordre alphabétique…
Choisir les documents à archiver
Une entreprise voit passer chaque année des milliers de documents, mais tous ne se destinent pas à l’archivage. Il convient donc de bien choisir lesquels devront être stockés et lesquels devront être supprimés. Au regard de la loi, l’archivage de certains documents est obligatoire, à l’instar des pièces comptables. Tandis que pour d’autres, cela reste facultatif. Le tri en amont les pièces à archiver permet d’épargner de l’espace, mais aussi facilite la recherche de documents lorsque cela s’avère nécessaire.
Savoir supprimer des documents obsolètes
On n’en parle pas souvent, mais un bon archiviste sait qu’il est important de savoir se défaire de certains documents le moment venu. Les pièces obsolètes n’ayant plus aucune valeur légale ou juridique doivent être ainsi supprimées des archives pour libérer un peu d’espace et laisser la place à de nouveaux documents, plus récents. Cela permettra d’alléger aussi le système d’archivage qui nécessitera une mise à jour à chaque suppression importante. Il n’est pas nécessaire de procéder à la suppression régulièrement. Une fois par an suffira amplement.
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