Réussir son déménagement d’entreprise demande de l’anticipation, de la préparation et de l’organisation.
Quand faut-il commencer à préparer le déménagement de son entreprise ?
Une entreprise qui déménage ne se fait pas en une semaine. Le temps de préparation d’un déménagement d’entreprise dépend avant tout du nombre de salariés que compte la société :
- Pour moins de 10 personnes : un mois peut suffire.
- Pour moins de 100 personnes : comptez environ 3 mois.
- Entre 100 et 500 personnes : il faut prévoir environ 6 mois.
- Pour plus de 500 personnes : prévoyez un an ou plus.
Les formalités pour un déménagement d’entreprise
La préparation du budget
Déménager sans prévoir un budget est inimaginable. La préparation d’un budget est l’un des premiers préparatifs lors de ce processus. Votre budget sera détaillé et anticipé. Différents éléments peuvent composer le budget total d’un déménagement :
- Le coût relatif si vous faites à un professionnel du déménagement, comme Nextories
- Le prix d’aménagement des nouveaux locaux,
- L’achat de mobilier ou d’équipements,
- Les possibles réparations dans les anciens locaux,
La pose de préavis
Impossible d’emménager dans de nouveaux locaux sans quitter les anciens bureaux. Lire son contrat de bail est important afin de connaître les dispositions pour déménager. Notamment, partir sans respecter le préavis peut vous exposer à de lourds frais. En moyenne, le délai de préavis se situe entre 3 et 6 mois.
Les nouveaux locaux
Mener un audit des nouveaux locaux est primordial. Il est intéressant de déterminer :
- La capacité des locaux,
- L’état des bâtis et des installations,
- Les frais d’aménagement à prévoir (cloison, isolation, installation d’équipements, etc)
- La norme des différentes installations.
Une check-list avec vos besoins est à préparer avant chacune de vos visites. À chaque nouveau bien, vérifiez s’il correspond à ce que vous cherchez.
Si votre société est en plein essor ou vous avez un projet de recrutement à moyen terme, prévoyez votre future croissance avec des locaux adaptés. Il serait dommage de déménager après seulement quelques mois.
Quel jour le déménagement a-t-il lieu ?
Le déménagement doit impacter le moins possible votre activité. Déménager est en pleine période de Noël si vous êtes une société de ventes de sapin, n’est pas une bonne idée. En règle générale, les entreprises décident de changer de locaux :
- En fin d’année fiscale,
- Durant les périodes creuses,
- Pendant le week-end,
- Au même des vacances scolaires.
La mise à jour de vos documents professionnels
Vous avez choisi votre nouveau local commercial, vous savez que vous allez déménager dans quelques semaines. Il faut maintenant commencer à changer toute votre documentation et votre administration : que ce soit par vos cartes de visites, votre signature sur les mails et vos en-têtes de lettres, informer vos partenaires, vos clients et vos prestataires, prévenir la Chambre de Commerce et d’Industrie pour vos documents professionnels administratifs, comme le Kbis par exemple ou votre carte professionnelle si vous en avez une.
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