La bonne préparation d’un déplacement professionnel est d’une importance cruciale pour l’atteinte des objectifs qui sous-tendent ce déplacement. Pour effectuer les visites et les rencontres prévues dans les bonnes conditions, il faut évidemment miser sur une organisation optimale.
Les principales dispositions à prendre sont d’ordre administratif et concernent les formalités à effectuer dans le cadre du déplacement. L’on peut évoquer à cet effet les formalités d’assurance ou les diverses pièces et documents à prévoir.
Il y a également des dispositions d’ordre pratique qui concernent des aspects concrets du séjour. Les questions d’hébergement ou de déplacement en font partie. Ces dispositions pratiques revêtent une plus grande importance lorsque le déplacement professionnel s’effectue vers un pays étranger.
Les formalités administratives liées au déplacement professionnel
L’assurance
Pour chaque déplacement professionnel, il est essentiel de veiller à ce que chaque collaborateur bénéficie d’une couverture. La protection par le mécanisme de l’assurance doit être fournie par l’employeur, tant à l’intérieur des locaux de l’entreprise qu’au cours d’un voyage professionnel.
Cette protection permet de réduire le montant des frais à engager dans l’éventualité de survenance d’un incident. Dans de telles situations, l’assurance prend alors généralement en charge les frais médicaux et le rapatriement.
Les vérifications avant départ
De nombreuses vérifications s’imposent dans le cadre d’un déplacement professionnel et portent sur des éléments tels que :
- Le justificatif d’identité : il peut s’agir de la carte d’identité ou du passeport, en fonction de la destination ;
- Les documents de voyage : la carte d’embarquement notamment doit être disponible et accessible aisément ;
- Les éléments commerciaux pour assurer la représentation de l’entreprise : brochures, produits de démonstration ou encore cartes de visite ;
- Les éléments personnels indispensables : c’est par exemple le cas des ordonnances de médicaments pour une personne sous traitement.
Afin d’éviter tout problème, même si les documents de voyage sont disponibles au format numérique, il convient de les avoir en version papier car il est toujours possible de tomber en panne de batterie de téléphone.
Une astuce utile consiste également à s’envoyer à soi-même ses pièces d’identité et certains documents professionnels au format numérique. Cela permet d’être en mesure d’en produire des copies à tout moment, même en cas de vol ou de perte des versions physiques.
Les dernières vérifications avant un déplacement professionnel peuvent en outre concerner :
- Le téléchargement d’une carte du territoire de destination ;
- La revue des échanges tenus avec les personnes à rencontrer ;
- La revue des profils professionnels des prestataires et partenaires du territoire de destination.
Simplifier la reprise au retour
Une précaution essentielle dans le cadre d’un voyage professionnel est relative aux notes de frais. Pour se les faire rembourser, il est nécessaire de collecter des justificatifs pour toutes les dépenses effectuées, lorsque les frais sont avancés par le salarié en déplacement.
C’est par exemple le cas pour les notes d’hôtel qui doivent, comme tous les autres reçus, faire l’objet de tri pour être remboursées au salarié. Une application permet de simplifier la gestion des notes de frais pendant un déplacement professionnel.
Elle est proposée par Mooncard qui fournit de nombreux services digitaux en matière de finance. Les cartes Mooncard optimisent l’ensemble du processus qui va du paiement au traitement comptable des dépenses professionnelles.
Autres dispositions pratiques
Prévoir ses déplacements
Il est primordial de prévoir ses trajets dans le cadre d’un voyage professionnel. Cela permet d’anticiper sur la meilleure organisation à faire desdits trajets. L’autre avantage est que cette démarche permet de déterminer quel est le meilleur moyen de se rendre d’un point à un autre.
Les moyens de transport à prévoir font ainsi l’objet de meilleures prévisions et d’une meilleure coordination. L’hébergement est aussi un aspect central des prévisions. Bien évaluer les distances entre les principaux centres d’intérêt permet de choisir un lieu d’hébergement pertinent.
Une fois toutes ces prévisions établies, il est aisé de réserver un vol, des trajets en taxi ou en train, ou encore de déterminer s’il est préférable de louer une voiture par exemple.
Rester joignable
Lors d’un déplacement professionnel, il est probable que des frais d’itinérance s’appliquent quant à l’utilisation des données mobiles. Ces frais atteignent rapidement des montants importants lorsque lesdits services sont consommés à l’étranger.
Le recours à un forfait international, la disponibilité du Wi-Fi ou encore l’acquisition d’une carte SIM locale sont autant d’options qui valent la peine d’être considérées pour rester joignable.
Les questions de change
Dans le cadre d’un déplacement à l’étranger, les moyens de paiement ne sont pas disponibles partout et, même lorsqu’ils le sont, ils entrainent des commissions qui peuvent rapidement s’accumuler et majorer de manière sensible les montants dépensés. Cliquez ici pour en apprendre plus.
Pour cela, il est utile de veiller à faire du change avant son voyage. Les taux de change appliqués par les agences situées au sein des aéroports sont particulièrement élevés, alors même que des dépenses peuvent s’avérer nécessaires dès la descente d’avion.
Cela justifie d’autant plus la nécessité de se pencher sur la question du change bien avant d’embarquer pour son déplacement professionnel.
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